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Como acompanhar sua equipe sem sufocá-la

É sua atenção aos detalhes ou você está simplesmente obcecado pelo controle?

O dicionário define o microgestão como “gerenciar especialmente com excessivo controle ou atenção em detalhes”. Atenção extrema a pequenos detalhes é como melhor descreveríamos o microgerenciamento. Na prática, refere-se simplesmente a um gerente que observa bem de perto e controla o trabalho de todos os seus funcionários o tempo todo.

Verdade seja dita, os micro-gestores têm atributos bastante positivos – como a mencionada atenção à detalhes e uma genuina atitude mão na massa. O único problema é que levam isso ao extremo, e ao fazê-lo, desempoderam seus funcionários…

Em vez de simplesmente supervisionar questões maiores, enquanto dão instruções gerais sobre tarefas menores, os microgerenciadores guiam cada passo do processo, não deixando ninguém tomar uma decisão sem consultá-los.

Pois é, delegar é, aparentemente, a palavra que os microgestores mais odeiam.

RELATÓRIO-MANÍACOS

Além disso, esse tipo de gestor é conhecido por exigir relatórios desnecessários e excessivamente detalhados. Há uma palavra para isso: relatório-maníacos. A criação desses follow-ups de desempenho desperdiça tempo valioso enquanto ofusca o que é realmente importante:  a qualidade e os resultados finais. E tem mais, a restrição ao fluxo de informações entre os membros da equipe é mais uma consequência da microgestão.

No entanto, grande parte dos microgerenciadores não se enxergam dessa maneira. Eles preferem se descrever como bem organizados e bem estruturados. Em casos raros, eles chegam a usar a palavra “perfeccionista” (que pode ter uma conotação vagamente negativa).

Quanto aos funcionários, infelizmente, é muito fácil para eles reconhecerem um microgerenciador ao seu redor – o controle que ele tende a ter sobre eles é avassalador e deveras frustrante.

Mas essa obsessão excessiva com os mínimos detalhes não afeta apenas os funcionários. Ela pode realmente causar uma falha de gestão significativa. Isso acontece devido à falta de foco nos detalhes mais importantes. E se cavarmos um pouquinho mais fundo, poderemos até encontrar a raiz do microgerenciamento: um desconforto com uma situação, pessoa ou projeto. Não se engane. Esse problema (e É um problema, não importa o quanto um microgerenciador esteja tentando negá-lo) não vai simplesmente desaparecer. E quando surge, cria raízes rapidamente.

Em uma pesquisa recente da Accountemps, quase 60% dos funcionários entrevistados disseram ter tido experiência em primeira mão com um chefe ao longo de sua carreira. Um total de 68% disse que este encontro diminuiu sua moral e 55% disse que prejudicou sua produtividade. Quando uma pessoa está sendo retida em seu desenvolvimento profissional, isso também limita o que a equipe do microgestor pode alcançar. E isso não é bom. Nada bom.

ENTÃO POR QUE AS PESSOAS MICROGERENCIAM?

Primeiro de tudo, é importante saber que ninguém está fazendo isso conscientemente. Realmente, ninguém acorda e vai trabalhar determinado a ser prepotente, controlador ou meticuloso. Seu chefe é apenas um ser humano. E todos nós desenvolvemos medos, falhas e fragilidades dentro de nossa personalidade. É por isso que é tão importante comunicar e compartilhar todas as nossas dúvidas com as pessoas com as quais passamos 40 horas por semana (possivelmente até mais). A chave para todo sucesso está nas pessoas e, a chave para o trabalho em equipe, está na comunicação.

Então, para ajudá-lo, vamos ver quais são as principais características desse tipo de comportamento. O que fazem os microgestores:
• Resistem altamente a delegar.
• Começam corrigindo detalhes minúsculos em vez de olhar para o quadro geral.
• Desencorajam os outros a tomarem decisões sem consultá-los.
• Nunca ficam satisfeitos com as entregas realizadas.
• Sentem muito orgulho em fazer correções.
• Insistem em ser copiados em e-mails (em todos eles).
• Nunca ouvem realmente o que um funcionário tem a dizer.

Se você se reconheceu em alguma dessas características, você deve estar se perguntando agora como gerenciar os funcionários de perto o suficiente sem ser declarado um microgestor.

Entendemos que seu trabalho é evitar o risco de que as tarefas sejam executadas fora do cronograma. É por isso que apresentamos a seguir alguns dos conselhos mais eficazes sobre como acompanhar sua sua equipe sem a microgestão.

1. Levante-se e permaneça de pé

Começaremos com uma forma fácil e muito construtiva. Faça stand-ups. Não, nós não queremos dizer concursos de piadas, estávamos pensando mais em uma reunião de pé como forma manter contatos pontuais com sua equipe regularmente. O segredo está nas regras específicas sobre os stand-ups e seu limite de tempo (os participantes normalmente participam em pé, daí o nome stand-up). Sendo breve, esse tipo de reunião no dia-a-dia ensina você e sua equipe a simplesmente dizer o que é necessário e aí voltar ao trabalho.

As três perguntas mais importantes que precisam ser feitas em stand-ups são:

  1. O que você fez ontem?
  2. O que você fará hoje?
  3. Existe alguma coisa que te interrompa no progresso da sua tarefa?

E, confie, a resposta a estas perguntas é tudo que você precisa saber e geralmente é o suficiente. Você deve ser capaz de obter a maioria das informações que você precisa de sua equipe nessas reuniões. A próxima coisa é provavelmente o mais difícil para você, mas precisa ser feito. Você precisa deixá-los ir e fazerem o seu trabalho após a reunião. Simples assim. Apenas lembre-se de que toda vez que você os interrompe para fazer mais e mais perguntas, você não faz nada além de retardar o progresso deles.

No entanto, como gerente, você tem certas obrigações e tarefas a cumprir. Tais como:
• garantir que os funcionários tenham clareza sobre os resultados desejados.
• verificar regularmente o progresso para que os funcionários possam fazer os ajustes necessários antes que seja tarde demais.
• follow up com o pessoal para promover a prestação de contas.

Isso é especialmente importante quando você tem um funcionário que não está realizando sua parte do trabalho adequadamente. A bandeira vermelha deve ser hasteada quando seus resultados são decepcionantes e os riscos são altos. Este é o momento em que um pouco de microgerenciamento não é uma má idéia. Afinal, seu trabalho é garantir que está alcançando os resultados de que precisa. E quando isso não estive acontecendo, fique à vontade para intervir e se envolver mais. Em todos os demais casos, mantenha as mãos longe da tarefa de outra pessoa. Sempre.

Manter o equilíbrio certo entre seu território e o dos demais parece difícil. Talvez os passos a seguir ajudem a resolver o grande mistério de “Quando é o momento certo para recuar e deixá-los fazer o que eles são treinados e pagos para fazer?”

  • Estabeleça o objetivo e, da maneira mais pragmática possível, indique como será o sucesso de todos os membros da equipe. É assim que você vai motivá-los a se envolver, pois o destino parece promissor. Portanto, escreva: Motivação.
  • Guie mais e faça menos. Isso é o que você é pago para fazer. Não perca tempo e dinheiro da empresa fazendo coisas para as quais não foi contratado. Em vez de monitorar de perto e refazer o trabalho de outra pessoa, comunique claramente suas expectativas e coloque toda a equipe na mesma página.
  • Verifique regularmente. Faça recapitulações individuais do que foi feito com cada um dos membros de sua equipe. Analise seu trabalho em conjunto e mantenha-os focados nos resultados. Sempre dê feedback e defina as prioridades juntos. Isso irá ajudá-los a perseguir seus objetivos com intensidade e com uma quantidade adequada de autonomia.
  • Quando você percebe que um membro da equipe está desacelerando e não está dando os resultados esperados, lide com as suas preocupações abertamente. Fale com ele sobre isso e determine se é apenas uma fase, um papel mal compreendido, ou se essa pessoa simplesmente não se encaixa no papel determinado.
  • Reconheça que existem diferentes maneiras de fazer as coisas e as suas nem sempre são as melhores. Esteja aberto a novos ou simplesmente vários métodos. Reconheça diversos tipos de solução de problemas e dê às pessoas o que é por direito delas: autonomia.
  • Verifique regularmente consigo mesmo se você é aquele chefe chato que quer controlar tudo.

Além desses passos, você precisa ser capaz de reconhecer e entender uma coisa crucial: a diferença entre um gerente simplesmente bom e o microgestor.

2. Como fazer isso

Apenas lembre-se dessas definições simples. Se necessário, imprima-as e coloque-as em sua mesa, pois você realmente precisa absorve-las devidamente.

  1. Um bom gerente se comunica enquanto um microgestor determina como realizar uma tarefa.
  2. Um bom gerente dá feedback e, quando o trabalho não está certo, pede que ele seja refeito de forma diferente enquanto um microgestor refaz ele mesmo o trabalho.
  3. Um bom gerente define os principais marcos e pontos de checagem e os verifica na medida em que se aproximam deles, enquanto um microgestor verifica constantemente o trabalho que um funcionário já demonstrou no passado que sabe fazer.
  4. Um bom gerente pede para ver uma amostra do todo, enquanto um microgestor pede para ver toda a documentação, todos os e-mails e qualquer outra coisa que esteja disponível e conectada ao projeto.
  5. Um bom gestor ajusta sua abordagem para adequar-se ao contexto (os projetos de alta importância são examinados mais de perto), enquanto um microgerenciador gerencia projetos de baixa importância, tanto quanto os de alta importância.
  6. Um bom administrador descarta o peso da responsabilidade correta e adequadamente, enquanto um microgestor nunca permite que qualquer membro da equipe assuma a responsabilidade completa de trabalho algum.

3. A Regra 95-95

Essa regra agrada o ponto mais sensível na mente de cada microgestor. A maioria dos microgestores é vítima de seu perfeccionismo; ninguém é tão bom quanto eles, então este é um teste verdadeiro quanto ao desejo mudarem.

Como eles não acreditam que alguém possa fazer o trabalho da melhor forma possível, a única solução é a regra 95-95:
Se eles aceitarem 95% do desempenho perfeito, 95% do tempo, eles micro-administrarão 95% menos!

No final, devemos ser honestos e justos: não é como se todos os micro-gerentes fossem iguais e suas motivações para fazer isso se originassem do mesmo lugar. Muito pelo contrário.

Existem muitas razões diferentes pelas quais as pessoas caem nessa armadilha. Alguns simplesmente não têm experiência: os novos líderes podem não ter tido tempo para aprender o que e como administrar, de modo que acabam se envolvendo demais. Outros exemplos são os chamados líderes experientes que simplesmente não sabem delegar, e essa é a razão pela qual eles não se desapegam. Alguns não têm dados confiáveis e outros estão tentando gerenciar pessoas com desempenho insatisfatório. A lista pode ser longa…

É por isso que é tão importante ser honesto, flexível e pensar fora da caixa.
Não seja escravo de seus próprios preconceitos, não importa se você é um microgerente ou micro gerenciado.

Para esta e outras habilidades, conte comigo (www.room4d.com.br)

Pablo

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